Podobnie jak wielu manedżerów projektów w średniej wielkości firmach lub korporacjach, możesz mieć poczucie poszukiwania „igły” przy wyborze oprogramowania do zarządzania projektami dla swojej firmy. Przed właściwym wpisem poniżej, przygotowaliśmy również odpowiednie linki do pokrewnionych stron:
Wszystkie narzędzia do zarządzania projektem
Najlepsze programy do zarządzania projektem
Wracając do tematu tego wpisu: Rynek jest pełen setek, a nawet tysięcy dostępnych opcji, ale która z nich ma sens? Jakie kryteria powinniśmy stosować i dlaczego mają one większe znaczenie niż cokolwiek innego, jeśli naszym celem jest po prostu znalezienie „właściwego narzędzia”? W tym praktycznym przewodniku (który uzupełnia nasze doświadczenie), odpowiem na te pytania w sposób systematyczny poprzez proces oceny, który został zatwierdzony przez ponad 60 organizacji z różnych branż – w tym firmy konsultingowe, takie jak _, których projekty wymagały pomocy w zidentyfikowaniu najlepszych kandydatów do MPP, zanim nadszedł dzień ostateczny!
Kiedy zainwestować w program do zarządzania projektami?
- Złożone projekty
- Duże projekty
- Zespoły rozproszone
- Cel poprawy efektywności
- Cel poprawy jakości
- Cel obniżenia kosztów
- Zrozumienie danych projektu
- Lepsze decyzje
- Poprawa komunikacji
Powody inwestycji w program do zarządzania projektami
Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi na to pytanie. Każda organizacja jest inna i będzie miała inne potrzeby. Jednak ogólnie rzecz biorąc, organizacje powinny rozważyć inwestycję w rozwiązanie do zarządzania projektami, gdy:
| Temat | Wytłumaczenie |
|---|---|
| Złożone projekty | Jeśli organizacja ma złożone projekty, może potrzebować rozwiązania do zarządzania projektami, które pomoże je zaplanować i zrealizować |
| Duże projekty | Jeśli organizacja ma duże projekty, może potrzebować rozwiązania do zarządzania projektami, aby pomóc w śledzeniu postępów i przydzielaniu zasobów. |
| Zespoły rozproszone | Jeśli organizacja ma rozproszone zespoły, może potrzebować rozwiązania do zarządzania projektami, które pomoże poprawić komunikację i koordynację. |
| Cel poprawy efektywności | Jeśli organizacja chce poprawić wydajność swoich procesów zarządzania projektami, może potrzebować rozwiązania do zarządzania projektami, które pomoże w przydzielaniu zasobów |
| Cel poprawy jakości | Jeśli organizacja chce poprawić jakość dostarczanych przez siebie projektów, może potrzebować rozwiązania do zarządzania projektami, które naświetli postęp w danym projekce |
| Cel obniżenia kosztów | Jeśli organizacja chce obniżyć koszty zarządzania projektami, może potrzebować rozwiązania do zarządzania projektami, dzięki któremu będzie mogło zapobiedz utracie zasobów |
| Zrozumienie danych projektu | Jeśli organizacja chce lepiej zrozumieć przebieg projektu, może potrzebować rozwiązania do zarządzania projektami, które naświetli postęp, wykorzystane zasoby itp. |
| Lepsze decyzje | Jeśli organizacja chce podejmować lepsze decyzje, może potrzebować rozwiązania do zarządzania projektami, które za pomocą danych uzupełni brak informacji na temat przebiegu projektów |
| Poprawa komunikacji | Jeśli orgnanizacja chce polepszyć komunikacje, może potrzebować rozwiązania do zarządzania projektami, które udokumentuje transparentnie i udostępni wszystkim członkom projektu decyzje i postęp |
Organizacje powinny rozważyć inwestycję w rozwiązanie do zarządzania projektami, gdy mają złożone projekty, duże projekty lub rozproszone zespoły. Ponadto, organizacje mogą chcieć zainwestować w rozwiązanie do zarządzania projektami, jeśli chcą poprawić wydajność, jakość lub szybkość procesów zarządzania projektami.
Proces wyboru rozwiązania do zarządzania projektem
Proces wyboru powinien rozpocząć się od identyfikacji konkretnych potrzeb i celów organizacji. Po zidentyfikowaniu tych potrzeb, organizacja powinna następnie zbadać różne dostępne rozwiązania w zakresie zarządzania projektami. Po zbadaniu różnych opcji, organizacja powinna następnie ocenić różne rozwiązania w oparciu o kryteria wyboru. Po zakończeniu oceny organizacja powinna wybrać rozwiązanie do zarządzania projektami, które najlepiej spełnia jej potrzeby i cele.
Wybór narzędzia do zarządzania projektem: Czynniki organizacyjne
Istnieje wiele czynników lub potrzeb organizacyjnych, które należy rozważyć przy wyborze rozwiązania do zarządzania projektami. Należą do nich:
- Charakter działalności organizacji i jej specyficzne potrzeby
- Wielkość i złożoność projektów organizacji
- Zasoby dostępne dla organizacji
- Budżet na rozwiązanie w zakresie zarządzania projektami
- Poziom doświadczenia i wiedzy zespołu zarządzającego projektem
- Preferencje zespołu zarządzającego projektem
- Kompatybilność rozwiązania do zarządzania projektami z innymi aplikacjami używanymi przez organizację
- Wsparcie zapewniane przez sprzedawcę rozwiązania do zarządzania projektami
Wybór narzędzia do zarządzania projektem: Atrybuty programu
Następująco najważniejsze z naszego punktu widzenia czynniki, jakie muszą być do pewnego stopnia spełnione przez samo oprogramowanie. Ocena stopnia spełnienia zależy oczywiście od zapotrzebowań danej organizacji.
Wybór narzędzia do zarządzania projektem: Błedy w trakcie procesu
Nawet jeśli proces wyboru jest dobrze przemyślany i rozmawiamy z odpowiednimi osobami w organizacji o właściwych sprawach, to indywidualne błędy w trakcie procesu mogą sprawić, że wybrane rozwiązanie nie osiągnie ostatecznie najwyższych możliwych korzyści.
Spisaliśmy najczęstsze błędy w procesie selekcji, abyście nie musieli ich popełniać.
- Brak określenia potrzeb i celów organizacji
- Wybór narzędzia do zarządzania projektami wyłącznie na podstawie ceny
- Wybór narzędzia do zarządzania projektami bez uwzględnienia poziomu doświadczenia i wiedzy zespołu
- Zaniechanie badania różnych dostępnych rozwiązań
- Nierozważanie kompatybilności rozwiązania z innymi aplikacjami w organizacji
- Nieuwzględnienie łatwości użycia rozwiązania
- Nieuwzględnienie funkcjonalności rozwiązania
- Nieuwzględnienie elastyczności rozwiązania
Funkcjonalność narzędzi do zarządzania projektami
Jeśli chcesz zagłębić się w szczegóły przy wyborze oprogramowania do zarządzania projektami, sensowne jest przyjrzenie się temu, jakie zadania takie rozwiązanie powinno być w stanie rozwiązać.
Oprócz podstawowej funkcji, czyli zarządzania projektami, takie rozwiązanie powinno np. umożliwiać również przeglądanie raportów o dostępnych i wykorzystanych zasobach po zakończeniu projektu lub nawet w trakcie jego trwania, aby móc skuteczniej i efektywniej realizować projekty.
| Zadanie | Opis |
|---|---|
| Planowanie projektów | Rozwiązania do zarządzania projektami mogą być wykorzystywane do tworzenia planów projektów. Obejmuje to tworzenie harmonogramów, identyfikację kamieni milowych i przydzielanie zasobów. |
| Śledzenie postępów | Rozwiązania do zarządzania projektami mogą być wykorzystywane do śledzenia postępów projektów. Obejmuje to śledzenie statusu zadań, identyfikację zagrożeń i problemów oraz monitorowanie kluczowych wskaźników efektywności |
| Realizacja projektów | Rozwiązania do zarządzania projektami mogą być wykorzystywane do realizacji projektów. Obejmuje to zarządzanie członkami zespołu, przydzielanie zadań i monitorowanie terminów realizacji projektu |
| Raportowanie | Rozwiązania do zarządzania projektami mogą być wykorzystywane do generowania raportów. Obejmuje to tworzenie raportów o stanie projektu, raportów o postępach i raportów finansowych |
| Tworzenie planów projektu | Po pierwsze, może dostarczyć Ci szablonów, które możesz wykorzystać do stworzenia planu projektu. Po drugie, może pomóc Ci oszacować czas i zasoby wymagane dla każdego zadania w Twoim projekcie. Po trzecie, może pomóc Ci śledzić postępy projektu i wprowadzać zmiany do projektu. |
| Przydzielanie zasobów | Oprogramowanie do zarządzania projektami może to zrobić poprzez zapewnienie centralnego repozytorium informacji o projekcie, które mogą być wykorzystane do śledzenia postępu projektów i alokacji zasobów. Ponadto rozwiązania do zarządzania projektami mogą pomóc zautomatyzować proces przydzielania zasobów, co może zaoszczędzić czas i poprawić dokładność |
| Zarządzanie członkami zespołu | Po pierwsze, oprogramowanie do zarządzania projektami może być wykorzystane do stworzenia katalogu członków zespołu. Katalog ten może zawierać informacje kontaktowe, role i obowiązki oraz umiejętności i kwalifikacje. Po drugie, oprogramowanie do zarządzania projektami może być wykorzystywane do tworzenia kalendarza wydarzeń. |
| Przydzielanie zadań | Obejmuje to przydzielanie zadań poszczególnym członkom zespołu, jak również przydzielanie zadań grupom członków zespołu. Ponadto rozwiązania do zarządzania projektami mogą być wykorzystywane do śledzenia postępów zadań oraz identyfikacji zagrożeń i problemów. |
| Komunikacja | Po pierwsze, może zapewnić centralne miejsce dla całej komunikacji projektowej. Może to pomóc w zmniejszeniu ilości poczty elektronicznej i innych doraźnych komunikatów, które mają miejsce wśród członków zespołu projektowego. Po drugie, oprogramowanie do zarządzania projektami może pomóc zautomatyzować wysyłanie aktualizacji projektu. |
| Koordynacja | Narzędzia mogą stanowić scentralizowaną platformę dla kierowników projektów do wymiany informacji i współpracy nad projektami. Ponadto rozwiązania do zarządzania projektami mogą pomóc zautomatyzować komunikację między kierownikami projektów a członkami zespołów. |
Podsumowanie: Korzyści z narzędzia do zarządzania projektami
Rozwiązania do zarządzania projektami mogą oferować wiele korzyści dla organizacji. Mogą one pomóc w poprawie efektywności i jakości zarządzania projektami, a także w poprawie komunikacji i koordynacji pomiędzy kierownikami projektów. Ponadto, rozwiązania do zarządzania projektami mogą pomóc w obniżeniu kosztów zarządzania projektami i poprawić szybkość ich realizacji. Z badań wiemy, że zwiększenie szybkości rozwiązywania zadań może zwiększyć liczbę błędów. To kolejna korzyść: rozwiązania do zarządzania projektami zmniejszą ryzyko błędów, jednocześnie zmniejszając konieczność kontroli i zwiększając poczucie aktywnego nadzoru.
